8 dicas para ser mais produtivo em 2023 com o Google Workspace

Com a pandemia de COVID-19 sendo uma preocupação menor dia após dia, 56% das empresas são adeptas do modelo de trabalho que coloca funcionários para trabalhar de forma presencial em apenas alguns dias da semana.

Além de ferramentas de videochamada, o Google Workspace é amplamente utilizado por companhias de todos os tamanhos e pode ser uma ferramenta importante para que você consiga ser mais produtivo com a chegada de um novo ano. Isso é feito pelo gerenciamento de tempo, melhor visualização de e-mails e muito mais. Confira oito dicas para ter um dia a dia mais produtivo agora mesmo.

Use o Time Insights para medir seu tempo

O Google Agenda é uma ferramenta bastante completa que permite a organização do que precisa ser feito em um dia, mês, semana e ano. Mas usuários do Google Workspace, desde agosto de 2022, podem ter acesso a um relatório sobre o tempo que passam em cada atividade registrada na agenda.

E fazer o uso é muito simples: após criar o compromisso, basta categorizá-lo com uma cor para medir a urgência (como vermelho) e a ferramenta conseguirá medir o tempo que passa em reuniões dos mais diversos assuntos. Isso permite que tenha uma visualização das tarefas que tem passado durante todo um dia e se necessário, pode realizar uma organização para que seu dia seja mais produtivo.

Configure o local e horário de trabalho

A maior dica para ser mais produtivo em 2023 é ter um grande controle de sua Agenda e principalmente deixar isso claro para as pessoas que trabalham com você para que nenhum imprevisto aconteça. Quem está em uma empresa com o Google Workspace consegue sinalizar não apenas o horário, mas também o local de onde está trabalhando nos dias de semana.

Não será sempre que você estará trabalhando escritório, mas quando estiver, os gestores com visualização total de sua Agenda podem facilitar o agendamento de uma reunião no escritório presencial quando o maior número de pessoas estará no local. É algo simples, mas que faz total diferença quando colocado em prática.

Sinalize para compromissos em sua Agenda do Google

Nem sempre você estará disponível para a realização de reuniões e uma forma de sinalizar isso para seus colegas de trabalho é por meio do recurso Horário disponível. A funcionalidade permite que você sinalize quando pode entrar em reuniões ou qualquer outro assunto e pode ser utilizada como um alerta de ausência temporária.

Outra forma de sinalizar que está ocupado (a) no momento e não pode ser chamado é por meio do agendamento de compromissos, que como o nome diz, permite que você sinalize que está cuidando de outros assuntos e não pode ser chamado no momento.

Imagine que no meio do dia, você tem alguma consulta no trabalho e apesar de avisar isso a seus colegas de trabalho, alguém pode acabar marcando uma reunião importante? Isso não será mais uma realidade com o recurso agendamento de compromissos do Google Workspace.

Visualize tarefas com maior facilidade

Tarefas recorrentes ou que simplesmente precisam ser finalizadas dentro de um prazo específico podem ser controladas dentro do Google Workspace por meio da visualização na Agenda, por meio do filtro Tarefas. Após criar a tarefa como um lembrete do que precisa ser realizado e sinalizar dia e horário, você pode não apenas ver o que já foi realizado, mas também o que está atrasado.

O Google também ressalta que é possível programar que suas tarefas recorrentes sejam adicionadas automaticamente na Agenda para não precisar fazer um mesmo cadastro todos os dias.

Filtre sua caixa de e-mail

Quantos e-mails você recebe toda manhã? Uma forma de diminuir a quantidade do que você vê todos os dias e ir direto ao que precisa ser resolvido é meio da criação de filtros que contenham palavras específicas. Por exemplo, você pode definir que nenhum e-mail com a palavra “cancelar inscrição”, geralmente presente em boletins informativos, seja exibido na caixa de entrada.

Outra forma de mostrar o que deve ser priorizado em seu Gmail é favoritar a mensagem de seu chefe ou gestor para que isso seja priorizado toda manhã. Além de estar disponível para usuários do Google Workspace, o recurso de favoritar um endereço de e-mail pode ser utilizado por usuários de contas gratuitas.

Use os assistentes de escrita para ser mais produtivo

O Smart Compose é um recurso disponível desde agosto de 2018 que permite que respostas rápidas como “segue em anexo” ou “atenciosamente” sejam sugeridas automaticamente em aplicativos como o Gmail, Google Docs e até mesmo o Sheets, o que gera aquele ganho de tempo no dia a dia.

O Resposta Inteligente funciona de forma parecida: também são dadas sugestões de texto pronto, baseadas em machine learning. Todo o conteúdo escrito pelo Google também pode ser completamente editado pelos usuários antes da mensagem ser enviada. É outra forma de ser mais produtivo em 2023 ao deixar que as frases que você digita durante várias partes do dia seja digitado pelo Gmail.

Acompanhe uma reunião passada

As reuniões online agora fazem parte de nosso dia a dia em diversas tarefas e para não perder nada, mesmo que não esteja na sala virtual no momento, ainda é possível conferir tudo o que foi dito caso tenha uma conta do Google Workspace.

A empresa já disponibiliza uma ferramenta que grava e até mesmo cria resumos inteligentes para que os usuários leiam tudo sem a necessidade de parar horas de seu dia a dia. Na prática, você pode deixar de assistir os registros com altas horas de duração e apenas ler os resumos simplificados.

Colabore online com o Google Docs

Finalizando nossas dicas, sempre vale a pena lembrar que a ferramenta de criação de textos do Google pode ser utilizada online e por várias pessoas ao mesmo tempo. Um novo documento também pode ser facilmente criado por meio da digitação do endereço doc.new no navegador e uma pessoa pode ser convidada para colaborar por meio de menção via @.

Também vale lembrar que um fluxo de trabalho pode ser criado para que sua equipe (ou você mesmo) consiga entregar o necessário dentro do tempo estipulado.O Google Workspace pode ser assinado mensalmente a partir de R$ 28 por usuário e além dos recursos para ser mais produtivo, há 30 GB de armazenamento no Google Drive e outras diversas ferramentas exclusivas para assinantes.

Veja também

Não deixe de conferir nossa lista com 14 dicas para manter o foco no trabalho e evitar distrações