20 dicas essenciais para você usar melhor o Gmail

O Gmail é o serviço de e-mails mais usado do mundo, e também o mais completo. Pensando nisso, preparamos um guia com dicas essenciais para você aproveitar ele ao máximo. Veja a seguir:

Utilize as categorias

Quando entrar na sua página inicial, algumas categorias pré-determinadas já estarão disponíveis e configuradas. As que você vê assim que entra são: Principal, Social e Promoções. Nessas abas é possível encontrar e-mails recebidos por contatos ou com relevância, menções em redes sociais e ofertas de sites de compra nos quais tem cadastro.

Além disso, é possível ativar outras categorias como Atualizações e Fóruns: nessas novas abas você poderá saber novidades de bancos, contas e endereços que enviaram diversas mensagens por semana. Já na aba Fórum o Gmail filtra apenas mensagens de chats e grupos.

Para ativar é simples:

Passo 1: Clique no ícone de Configurações.

Passo 2: Selecione Todas as configurações.

Passo 3: Vá para Caixa de Entrada.

Passo 4: Ative Atualizações e/ou Fórum.

Personalize etiquetas

Agora que você já utilizou as categorias que vêm com o próprio Gmail, que tal criar as suas? Com as etiquetas você tem total controle dos seus e-mails, otimizando o Gmail de vez. Esses são completamente personalizáveis e podem ser criados conforme a necessidade do usuário, além disso, a divisão de cores é um toque a mais para aqueles que utilizam métodos de organização por cores.

Para adicioná-los basta clicar no símbolo de adição ao lado de “etiquetas” e personalizar conforme a necessidade, facilitando a busca no Gmail. Agora, quando estiver em um e-mail, ou até mesmo na caixa de entrada, selecione o ícone de marcador e escolha um ou mais como precisar.

Tenha múltiplas contas

É comum utilizar múltiplas contas de e-mail para fins diferentes. Assim, uma dica legal é utilizar a opção que adiciona todos os e-mails em apenas uma caixa de entrada. O Gmail simplifica o dia a dia dos usuários com essa opção, disponível no aplicativo.

Permita o cancelar envio

Um erro de português, um gesto errado ou até mesmo errar o remetente é comum na imensidão de textos escritos diariamente e e-mails respondidos. Para isso, uma dica legal para se utilizar no Gmail é personalizar o tempo de cancelamento de envio. Por padrão, o tempo selecionado é de 5 segundos, mas é possível personalizar para até 30 segundos, podendo ter um respiro caso algo saia errado.

O processo de configuração é fácil:

Passo 1: Selecione o ícone de Configurações.

Passo 2: Vá para Geral.

Passo 3: Escolha Cancelar envio.

Passo 4: Selecione o melhor período para você.

Modo confidencial

Esse modo é ideal caso o e-mail a ser enviado tenha algum assunto mais sensível ou confidencial. Ele evita que a mensagem possa ser encaminhada a outra pessoa e é automaticamente deletada após o tempo selecionado. Para ativá-lo basta selecionar na caixa do e-mail o símbolo de cadeado com timer. Logo em seguida você pode selecionar o tempo que a mensagem estará disponível.

Crie uma assinatura

Além disso, uma necessidade para um e-mail organizado é possuir uma assinatura. Essa simples adição ao seu Gmail evita atrasos e a necessidade de perguntas como “Qual o endereço?”, “Qual o telefone?”, etc. Para definir isso é simples, basta ir às configurações e adicionar a assinatura.

O processo de configuração é fácil:

Passo 1: Selecione o ícone de Configurações.

Passo 2: Vá para Geral.

Passo 3: Escolha Assinatura.

Pronto, agora é só importar uma assinatura ou produzir alguma no Gmail.

Busque no Gmail

A ferramenta de busca do Gmail é pouco explorada e a verdade é que ela pode ser uma poderosa aliada da organização. Essa, apesar de simples, possui uma série de comandos que podem ser utilizados para facilitar seu dia a dia, indo muito além do pesquisar por palavras e e-mails. O ponto negativo é a necessidade de um conhecimento básico da língua inglesa, contudo são ações simples e rápidas de serem decoradas. Vejamos a seguir outras dicas relacionadas a esses comandos.

E-mails enviados por e para você

Ter conhecimento dos e-mails que enviou e recebeu é fundamental para otimizar o Gmail, para isso comandos podem ser digitados na barra de busca do Gmail e simplificar sua vida reunindo todos em apenas poucos cliques.

Para saber quais mensagens foram enviadas para seu chefe, por exemplo, basta pesquisar: “to:me from:email do chefe” na barra e todos serão agrupados. Já o processo contrário seria “from:me to:email do chefe“, mostrando todos que você enviou a ele.

Assim, os comandos são “to:me from:” e “from:me to:“.

Arquivos anexados

Imagine que você precisa encontrar um PDF anexado a um e-mail. Como encontraria o arquivo da maneira mais rápida possível? Aqui você utilizará a mágica da busca no Gmail com o comando “has: attachment”, que faz com que todas as mensagens com arquivos anexados apareçam na caixa de entrada.

Porém, nessa situação, estamos procurando um arquivo PDF e esse comando irá trazer outros arquivos na lista. Para solucionar o problema basta substituir a palavra attachment (anexo em português), pelo formato do arquivo que busca. Assim, o comando seria “has: PDF”.

Busca por data ou assunto

Para mensagens que você não tem ideia de quem enviou, apenas uma vaga lembrança da data em que recebeu, os comandos before e after serão seus escudeiros nessa busca. Before mostrará as mensagens antes da data selecionada, já after as posteriores. Os comandos que devem ser digitados serão “before:25/11/2021” ou “after:25/11/2021”, por exemplo. Alterando a data conforme a necessidade.

Use comandos do teclado

Para otimizar o uso do Gmail com o teclado, existem comandos simples e eficientes. Para navegar entre mensagens em uma conversa de e-mails, basta usar as teclas P e N, que levam você à mensagem anterior e à próxima, respectivamente. Isso evita o uso da barra de rolagem e facilita a busca de e-mails. Além disso, para enviar uma mensagem rapidamente, você pode pressionar Ctrl e Enter simultaneamente, poupando tempo ao evitar o clique no botão de envio. Esses comandos exclusivos do teclado ajudam a tornar o uso do Gmail mais rápido e eficiente.

Programe e-mails

Para programar e-mails no Gmail, você pode facilmente agendar suas mensagens para serem enviadas em um horário específico, permitindo uma maior organização e eficiência na comunicação.

Passo a passo para programar e-mails no Gmail:

Passo 1: Abra o Gmail e clique em “Escrever” para iniciar um novo e-mail.

Passo 2: Redija sua mensagem, incluindo o destinatário, assunto e corpo do e-mail.

Passo 3: Ao terminar de escrever, clique na seta para baixo ao lado do botão “Enviar”.

Passo 4: Selecione a opção “Agendar envio”.

Passo 5: Escolha uma data e hora específicas para o envio do e-mail ou selecione uma das opções sugeridas pelo Gmail.

Passo 6: Clique em “Programar envio” para confirmar.

Pronto! Seu e-mail será enviado automaticamente na data e hora selecionadas.

Use o arquivar

A ferramenta de arquivar serve para manter e-mails com pouca relevância, mas não o bastante para serem deletados. Arquivando, você mantém sua caixa de entrada organizada e sem páginas de e-mails abertos sem motivo. Na hora que precisar, basta selecionar os itens arquivados e pesquisar o que precisa.

Leia e-mails offline

Funções que permitem a leitura das mensagens recebidas mesmo que sem acesso à internet são ferramentas ótimas para otimizar o Gmail. E o Google já pensou nessa solução! Contudo, será necessário ativar as funções nas configurações do provedor.

Para acessá-lo é simples:

Passo 1: Clique no ícone de engrenagem.

Passo 2: Selecione Mostrar todas as configurações.

Passo 3: Vá para Desligada e ative.

Pronto, agora você pode selecionar o período de tempo que quer que suas mensagens fiquem disponíveis e o próprio Gmail avisa quanto armazenamento será utilizado.

Escolha temas

Temas podem ser uma boa ferramenta de otimização no Gmail. Além de deixar ele com a sua cara, escolher um tema mais escuro pode ajudar a cansar menos a vista durante o tempo na frente do PC.

Para modificar o tema é simples:

Passo 1: Dirija-se ao item de engrenagem.

Passo 2: Selecione Temas e vá para Ver todos os temas..

Pronto, agora é só escolher o que mais lhe agrada.

Conheça o botão direito

Selecionar um e-mail com o botão direito é uma dica de como otimizar o Gmail. Quando você utiliza essa função por padrão, o Gmail mostra uma série de comandos que podem ser feitos. É possível marcar como lido, arquivar, responder, entre outras funções.

Personalize seu teclado

Para fazer a personalização dos atalhos de teclado, o usuário deve primeiro ativá-los nas configurações do Gmail. Clique no ícone de engrenagem, selecione “Ver todas as configurações“, vá para a aba “Avançado” e ative “Atalhos de teclado personalizados“. Em seguida, vá para a aba “Atalhos de teclado” e ajuste os comandos de acordo com as preferências pessoais. Isso permite a configuração de atalhos específicos para ações como compor, responder ou excluir e-mails, tornando a navegação e a gestão de mensagens muito mais rápida.

Use a escrita Inteligente

A Escrita Inteligente sugere frases e palavras enquanto você digita, baseando-se no contexto do seu e-mail. Para ativá-la, vá até o ícone de engrenagem, selecione “Ver todas as configurações“, depois “Geral“, e role para baixo até encontrar “Sugestões de escrita”. Ative esta opção para começar a receber sugestões automáticas. Ao aceitar uma sugestão, basta pressionar a tecla Tab para completar a frase.

Integre outros apps

Integrar outros aplicativos ao Gmail pode ampliar suas funcionalidades e melhorar a eficiência no gerenciamento de e-mails e tarefas. Para começar, vá ao ícone de engrenagem, selecione “Ver todas as configurações” e navegue até a aba “Complementos“. Clique em “Obter complementos” e explore a Google Workspace Marketplace para encontrar aplicativos como Trello, Asana, Google Docs, Zoom e outros que possam ser úteis para seu fluxo de trabalho. Clique em “Instalar” ao lado do aplicativo desejado e siga as instruções para autorizar a integração. Uma vez integrados, esses aplicativos podem ser acessados diretamente do painel lateral do Gmail, permitindo que você gerencie projetos, participe de reuniões e organize tarefas sem sair da sua caixa de entrada, otimizando assim sua produtividade.

Acesso ao Meet

Acessar o Google Meet diretamente do Gmail é uma maneira prática de iniciar ou participar de videoconferências sem sair da sua caixa de entrada. Para utilizar essa funcionalidade, abra o Gmail e observe o painel lateral esquerdo. Ali, você verá a opção “Meet“. Clique em “Iniciar uma reunião” para criar uma nova videoconferência ou “Participar de uma reunião” para entrar em uma reunião existente inserindo o código fornecido. Essa integração facilita o agendamento e a participação em reuniões, permitindo que você colabore com colegas de maneira eficiente e rápida, tudo diretamente do seu Gmail.

Conclusão

Manter-se atualizado e organizado com o Gmail é essencial na vida pessoal e profissional. A gestão eficiente do e-mail garante a preservação de informações importantes e a categorização de mensagens por filtros e etiquetas promete trazer mais facilidade. Além disso, a integração do Gmail a outros aplicativos otimiza o trabalho e a produtividade, enquanto ações simples, como manter a caixa de entrada limpa e bem organizada traz mais eficiência ao fluxo de trabalho.

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Texto revisado por Rafael Braga em 29/07/2024.

Fontes: Google, WikiHow e Clean Email.