Como organizar uma convenção virtual para sua equipe

Com o final de ano chegando, muitas empresas começam a planejar conferências para apresentar resultados e até definir estratégias para o ano seguinte. Mas este ano, por causa da pandemia de COVID-19, o setor empresarial vai precisar recorrer a outras alternativas. Uma das opções mais seguras no momento é organizar uma convenção virtual. Assim, sua equipe não fica exposta a riscos e todos conseguem se inteirar sobre a situação atual da empresa e discutir os próximos passos.

Apesar de ser um evento online, a convenção virtual também exige esforços e cuidados, afinal o objetivo é que ela seja produtiva e gere resultados como nas conferências presenciais. Para ajudar você nesse processo, separamos algumas dicas que precisam ser levadas em consideração na hora de planejar o evento. Confira!

Defina um local para o evento

O primeiro passo é definir um local. Em uma conferência presencial a equipe responsável pelo evento teria que reservar algum local para receber os participantes. No caso da convenção virtual, apesar de não ser mais necessário reservar um espaço, ainda é preciso ficar atento ao local escolhido para fazer a videochamada. O ideal é que os palestrantes, convidados e as pessoas que irão conduzir a reunião escolham ambientes com decorações neutras, bem iluminados e sem a interferência de barulhos, pois um local com muito barulho pode acabar dispersando a atenção dos participantes.

Outro ponto que precisa ser observado é o tamanho da equipe. Se sua equipe for muito grande pode ficar difícil prender a atenção de todos e as pessoas começam a perder o foco. Neste caso, é recomendado dividir a equipe em grupos pequenos ou fazer a conferência virtual de acordo com cada setor da empresa. Isso pode trazer mais dinamismo para a reunião e facilitar a participação de todos. Se o evento for muito longo, também é preciso fazer pequenas pausas entre os tópicos abordados, assim como acontece nos eventos presenciais, isso evita que a reunião fique cansativa.

Plataformas e equipamentos

Depois de escolher o espaço é preciso escolher a plataforma e os equipamentos que serão usados na conferência virtual. Existem diversos aplicativos para a transmissão de videoconferência. Dentre os mais conhecidos estão Google Meet, Zoom, Microsoft Teams e Skype. Se você tiver oportunidade, converse com os colaboradores e tente encontrar uma plataforma que melhor atenda as necessidades de todos. Também confirme se eles possuem alguma dúvida de como utilizar a plataforma escolhida, isso acaba evitando problemas no dia da conferência 

Por ser um evento profissional também é preciso prestar atenção nas ferramentas que serão usadas para a transmissão da conferência virtual. As pessoas que irão conduzir a conferência virtual precisam checar se a velocidade da internet é boa o suficiente para evitar que aconteçam problemas como interrupções ou que a qualidade da chamada fique ruim. É recomendado checar a qualidade da câmera que será usada no evento. Contar só com a webcam do notebook pode não garantir a melhor qualidade de imagem. O sistema de áudio também precisa ser checado antes do evento.

Já existem diversas opções de sistemas de videoconferências que incluem câmera e microfones com recursos como redução de ruídos. É sempre bom conferir esses pontos e testar os dispositivos antes da reunião e, se for o necessário, investir em equipamentos mais profissionais. Neste caso, é possível recorrer ao time de tecnologia para buscar soluções que atendam as necessidades da sua empresa. 

Uma boa pedida para te ajudar a escolher a plataforma e os equipamentos é ver nossa matéria com dicas essenciais para melhorar suas videoconferências.

Defina quem vai conduzir a convenção virtual e o conteúdo abordado

Definir os responsáveis pela condução do evento e as pautas que serão abordadas é de suma importância para uma convenção virtual eficiente. É necessário alinhar tudo que será falado para preparar as apresentações. É possível recorrer a slides, vídeos e imagens para deixar a abordagem mais dinâmica. Se algum colaborador tiver algum talento como cantar, peça que ele faça alguma apresentação ou proponha jogos virtuais para engajar e distrair os participantes durante algumas pausas. 

Um ponto importante é conversar com colaboradores e perguntar se querem saber mais sobre um determinado assunto e quais são as dúvidas mais recorrentes. Assim, será possível definir melhor os conteúdos. Outra dica é montar uma equipe de apoio durante o evento corporativo. Os colaboradores encarregados dessa função podem auxiliar monitorando o bate papo e cuidando das mídias que serão usadas durante a videoconferência, por exemplo.

Evitando imprevistos

Os imprevistos podem acabar acontecendo mesmo tomando todos os cuidados. Mas alguns podem ser evitados. Por se tratar de uma conferência virtual, algumas empresas e colaboradores ainda não estão familiarizados com o uso de certas ferramentas digitais. Por isso, é fundamental fazer testes um dia antes e, até mesmo, algumas horas antes do evento.

Por isso, como ressaltamos, é sempre bom avisar sobre a plataforma que será usada dias antes, assim se alguém não souber como usá-la será possível pedir ajuda. Os testes também são importantes para verificar falhas na transmissão e nos equipamentos que serão utilizados. Se possível, deixe equipamentos extras como microfones e câmeras, por exemplo.

Peça o feedback da equipe

Por fim, após organizar a conferência virtual peça o feedback dos colaboradores. É muito importante saber a opinião da equipe para identificar os pontos positivos e o que precisa ser mudado na próxima vez. Assim fica mais fácil avaliar como outras conferências podem ser organizadas para garantir mais satisfação. 

Esperamos que o conteúdo ajude sua empresa a organizar uma conferência virtual de sucesso. Se você gostou da matéria confira também como planejar eventos virtuais para manter sua empresa em destaque, e aproveite para ver o nosso vídeo com as dicas essenciais para melhorar videochamadas e videoconferências:

Fonte: The Next Web; Bearer