Digitalização de documentos melhora em 86% a colaboração entre funcionários

A Adobe se uniu à Forrester Consulting em um webinar para divulgar os benefícios da digitalização de documentos pode ser benéfica, em um momento de completa mudança, mesmo após a pandemia. Foi possível saber que as empresas viram todos os resultados de perto e os benefícios em custos e economia de recursos é percebida logo no primeiro mês após a implantação.

Confira tudo o que foi divulgado e como o simples uso de ferramentas digitais pode causar mudanças drásticas no dia a dia de empresa de diversos mercados.

Trabalho híbrido no Brasil veio para ficar

Apesar de algumas pessoas já terem voltado para o formato 100% presencial, 34% das empresas brasileiras agora são adeptas definitivas do trabalho híbrido. Isso comprova que os benefícios do trabalho feito pela internet e no conforto de casa trouxe muitos benefícios para companhias de diversos segmentos.

Mais do que o ganho de produtividade, os funcionários também apontam o aumento de qualidade de vida como um dos principais fatores para que o trabalho híbrido seja adotado de forma definitiva pelo local que trabalham.

Apesar disso, metade das empresas brasileiras que participaram da pesquisa organizada pela Forrester Consulting citaram que não estavam prontas para adotar e/ou expandir assinaturas eletrônicas como uma resposta à pandemia de COVID-19, em que o contato físico e compartilhamento de objetos precisou ser o mínimo possível.

Outro dado interessante é que 32% das empresas também não estavam prontas para começar o processo de digitalização de documentos. A Adobe ressalta que para os benefícios da digitalização serem percebidos na prática, é necessário realizar a padronização e colocar tudo em prática para que a popularização aconteça.

Soluções novas e antigas estão combinadas

As empresas que são adeptas da digitalização de documentos estão unificando novos e antigos processos para que os ganhos sejam ainda maiores. É certo que sim, a digitalização de documentos traz muitos benefícios para que as companhias operem com sucesso durante e claro, após a pandemia de COVID-19.

A tecnologia neste caso está servindo como uma verdadeira ponte de conexão entre as tarefas básicas e a modernidade que entrega os benefícios da digitalização de documentos. E isso vai muito além da leitura de todo um documento por um computador, mas também entra na assinatura de acordos empresariais, edição e até mesmo a digitalização de processos que antes eram considerados burocráticos.

Os gestores da empresa concordam que as tecnologias e plataformas de processo de digitalização de documentos estão entre as tecnologias essenciais para o trabalho híbrido.

É hora de se digitalizar

Muito se fala como uma simples troca de processos em uma empresa pode ser essencial para que os funcionários se dediquem mais em demandas e claro, a produtividade aumente. Durante o webinar da Adobe, a executiva apresentou que uma “simples” digitalização de documentos traz:

• Melhora de 86% na colaboração de funcionários;
• 66% do aumento da satisfação do cliente;
• 66% do aumento do acesso aos dados;
• 64% das empresas acreditam na aceleração do reconhecimento de receita.

Outra informação compartilhada é que os esforços de digitalização não estão canibalizando o investimento. Ou seja, um fator de mudança não precisa necessariamente trocar todos os processos ou substituir uma ação que dá certo na empresa. Os gestores consideram a modernização e uso de tecnologias como uma parte integrante das soluções de TI.

O que o futuro aguarda?

A primeira parte do webinar foi finalizada com a informação de que 62% das empresas que participaram da pesquisa possuem o desejo de investir em tecnologias que começarão o processo de digitalização de documentos e claro, aumentar o que já foi implantado.

O aumento do uso de assinaturas também se dá por conta da segurança oferecida pelos softwares da Adobe e outras empresas, além de que 56% das empresas entrevistadas afirmam que foram beneficiadas com a melhoria no rastreamento de dados, informações e documentos para fins de auditoria. A Adobe recomenda que:

• Para transformar os processos de digitalização, é ideal que a cultura da empresa torne isso uma prática padrão;
• Plataformas e pacotes de tecnologia sejam priorizados;
• É essencial aproveitar as oportunidades para criar um ambiente de trabalho digital inteligente;
• Reconhecer o impacto ambiental dos processo em papel e evitar isso ao máximo.

Sustentabilidade fechou evento

Além da aceleração de processos, outro fator importante que a digitalização de processos traz para a empresa é a diminuição do impacto ambiental. Eduardo Jordão, Senior Channel Account Manager da Adobe Brasil, finalizou o evento com uma palestra de quase 30 minutos para falar sobre a contratação das soluções da Adobe podem ajudar uma empresa a ter menos gastos com papel e também trazer grande produtividade internamente.

A empresa está cada vez mais focada em realizar operações e lançar produtos dentro de um ecossistema que gera menos custos ambientais. Até 2030, a empresa que ficou famosa por lançar diversos aplicativos presentes em nosso dia a dia deseja zerar a emissão de carbono em todos os seus processos, mas os ganhos já estão sendo vistos atualmente.

Um exemplo citado foi o de que o aplicativo Adobe Sign reduziu 95% do impacto ambiental ao permitir que clientes façam criação, edição, assinaturas e compartilhamento de documentos digitais. Além da economia de tempo e recursos. Em números expressivos, houve uma economia de US$ 7.2 milhões de empresas em todo o mundo.

Se você pensa em realizar o processo de digitalização de documentos em sua empresa, mas tem receio de saber como isso pode mudar, a Adobe possui uma calculadora que permite saber quanto e como vai ajudar a natureza por meio da inserção de algumas informações básicas. É possível fazer o cálculo gratuito, não deixe de realizar sua simulação.

A empresa também ressalta que para usar menos papel, é necessário seguir uma série de processos que envolvem:

Também foi possível saber que o PDF ainda é super utilizado por empresas de diversos mercados: mais de 250 bilhões de arquivos foram abertos com aplicativos da Adobe durante todo o ano de 2021. Deste total, 40% dos arquivos são enviados e recebidos pelo Outlook, o serviço de e-mail da Microsoft.

O que achou de todas as informações divulgadas? Você já é adepto da digitalização de documentos? Diga pra gente nos comentários!

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