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Uma administração financeira eficaz envolve o monitoramento cuidadoso das receitas e despesas, a elaboração de orçamentos realistas, a gestão de fluxo de caixa e a tomada de decisões estratégicas baseadas em dados financeiros sólidos. Nesse quesito, a Kamino se destaca como uma empresa especializada em fornecer soluções abrangentes e tecnológicas para a gestão financeira e de gastos.
Com uma equipe experiente e tecnologia avançada, a Kamino oferece automação para os processos financeiros, automatizando processos manuais e repetitivos. Seu foco na eficiência ajudam as empresas a alcançarem mais resultados, por meio do crescimento e da inovação.
O que são sistemas de automação?
Em um ambiente empresarial dinâmico e competitivo, a automação se torna uma ferramenta indispensável para impulsionar a eficiência operacional e garantir a sustentabilidade financeira a longo prazo. Dentre as diversas soluções disponíveis, plataformas especializadas, como a Kamino, oferecem recursos avançados, permitindo que as empresas alcancem um novo patamar na administração de suas finanças.
A automação financeira não se restringe apenas à simplificação de tarefas rotineiras, como o processamento de pagamentos. Ela abrange uma variedade de aspectos cruciais do ciclo financeiro, desde o monitoramento em tempo real de receitas e despesas até a geração de relatórios analíticos e o planejamento estratégico. A capacidade de automatizar processos complexos não apenas economiza tempo, mas também reduz erros humanos, fornecendo dados precisos para embasar decisões estratégicas.
Além disso, a automação financeira contribui para a conformidade regulatória, mantendo registros precisos e garantindo o cumprimento de normas e leis específicas do setor. Isso é particularmente importante em um cenário empresarial cada vez mais regulamentado.
Como um sistema de automação financeira funciona?
O processo de automação financeira geralmente inicia-se com a integração do sistema à infraestrutura existente da empresa, incluindo a possibilidade de integração com ERPs de mercado. Essa integração pode abranger desde a sincronização de dados de contabilidade até a incorporação de informações sobre clientes e fornecedores.
Uma vez integrado, o sistema de automação financeira opera por meio de algoritmos e regras pré-definidas. Estes algoritmos permitem a execução automática de uma variedade de tarefas, desde a captura de faturas até a conciliação bancária. A capacidade de programar regras específicas proporciona flexibilidade, permitindo que as empresas personalizem o sistema de acordo com suas necessidades.
Outro componente central é o monitoramento em tempo real. Os sistemas de automação financeira, como os projetados pela Kamino, oferecem uma visão abrangente e instantânea das transações, receitas e gastos da empresa. Essa capacidade de acompanhar as finanças em tempo real proporciona uma base sólida para a tomada de decisões.
Funcionalidades
Um sistema de automação financeira oferece uma série de funcionalidades projetadas para otimizar e simplificar a gestão financeira de uma empresa. Desde a automação de tarefas rotineiras, como a captura de pagamentos e conciliação bancária, até recursos avançados de planejamento financeiro, como a previsão de fluxo de caixa e análise de tendências, essas plataformas proporcionam eficiência operacional significativa. A seguir, veja como funcionam algumas dessas funções automatizadas.
Captura de pagamentos
A plataforma da Kamino se destaca oferecendo uma variedade de métodos eficientes para agilizar na captura automática de pagamentos. Com uma abordagem inovadora, ela permite a extração rápida dos principais dados associados aos pagamentos e realiza o lançamento em questão de segundos.
Essa captura de pagamentos ocorre por meio de métodos distintos, proporcionando flexibilidade e adaptabilidade às necessidades específicas de cada empresa. O primeiro deles é a Gestão Automatizada de DDA (Débito Direto Autorizado), onde os pagamentos emitidos contra o CNPJ são automaticamente lançados na plataforma, com alertas para possíveis fraudes ou duplicidades.
Outra abordagem eficaz é a eficiência e automação no recebimento de boletos por e-mail. A Kamino disponibiliza endereços de e-mail personalizados para que os fornecedores enviem pagamentos diretamente à plataforma, onde os boletos são identificados e lançados automaticamente. Além disso, a importação de planilhas em XLS, XLSX ou CSV permite a agilidade no lançamento de pagamentos de salários e comissões em lotes.
A plataforma também facilita a gestão e aprovação de pagamentos por meio da solicitação de pagamento e reembolso, possibilitando que membros da equipe adicionem documentos e informações necessárias. A conexão direta com ERP (Enterprise Resource Planning) também é uma realidade para mapear o financeiro junto com as demais áreas da empresa – embora, toda a visão financeira possa ser acompanhada dentro da própria plataforma Kamino.
A integração flexível é alcançada por meio da API (Interface de Programação de Aplicações), permitindo que sistemas de terceiros ou sistemas proprietários da empresa se conectem à plataforma para atividades como lançamento de pagamentos e transações. Além disso, a Kamino oferece a opção de lançamento manual de pagamentos, proporcionando controle adicional e adaptabilidade às necessidades específicas de cada usuário.
Solicitação de pagamentos
A solicitação de pagamentos com o sistema da Kamino é projetada para simplificar e agilizar o processo, proporcionando eficiência operacional e autonomia aos times. Com apenas alguns cliques, qualquer membro da equipe pode solicitar pagamentos, recebendo todas as informações necessárias no formato adequado para a execução rápida e eficaz do pagamento.
A descentralização do fluxo de pagamentos é um dos destaques, permitindo economia de tempo para toda a equipe. As solicitações de pagamento podem ser realizadas em menos de 2 minutos na plataforma, e o andamento do pedido pode ser acompanhado em tempo real pelo solicitante, proporcionando transparência e controle.
A autonomia e agilidade na aprovação de equipes são promovidas ao permitir que os membros do time sejam adicionados à plataforma, direcionando solicitações para usuários específicos com base em critérios como valor, centro de custo ou área do funcionário. Esse processo descentralizado acelera a aprovação de solicitações e reembolsos, proporcionando maior flexibilidade e eficiência.
Ao receber pedidos de pagamento instantaneamente, a Kamino garante uma aprovação rápida e uma execução flexível. Assim que um pedido é aprovado, ele é lançado automaticamente na plataforma, e o pagamento pode ser executado na plataforma, via conta Kamino ou por meio do banco de preferência do usuário. Essa integração proporciona uma transição suave do processo de solicitação para a execução, eliminando etapas manuais e potencializando a eficiência do ciclo de pagamento.
Execução de pagamentos
A plataforma Kamino oferece uma abordagem abrangente e eficaz para a execução de pagamentos, proporcionando agilidade, transparência e simplicidade em cada etapa do processo financeiro. Com a capacidade de realizar e agendar pagamentos em questão de segundos, os usuários têm a garantia de eficiência e controle total sobre suas transações.
O monitoramento em tempo real é um dos diferenciais da Kamino, permitindo que os usuários visualizem o status de cada pagamento instantaneamente. Essa funcionalidade assegura que todos os pagamentos sejam executados corretamente, oferecendo uma visão abrangente e atualizada de todo o fluxo financeiro.
Ela também simplifica o compliance ao permitir a revisão fácil e rápida dos documentos necessários para cada pagamento. Com um clique, os usuários podem identificar pagamentos sem nota fiscal, boleto ou recibo, facilitando o processo de conformidade e reduzindo riscos associados a irregularidades documentais.
A seleção e filtragem de pagamentos são facilitadas na plataforma, permitindo aos usuários organizar e visualizar transações com base em sua data de vencimento e status de execução. Essa funcionalidade proporciona maior controle sobre os compromissos financeiros, garantindo que nenhum pagamento seja negligenciado.
A flexibilidade de opções de pagamento também é um ponto forte, oferecendo diferentes métodos conforme a preferência do usuário. Seja utilizando a Conta Kamino para realizar pagamentos sem sair da plataforma, aproveitando o rendimento diário de 100% do CDI, pagando via bancos digitais como Cora e BS2, ou realizando pagamentos em lote através de bancos tradicionais como Itaú, Bradesco e Santander, a Kamino adapta-se às necessidades específicas de cada usuário.
Atribuições de solicitação e autorização de pagamentos
A Kamino simplifica significativamente o processo de atribuição, solicitação e autorização de pagamentos, proporcionando uma abordagem eficiente e transparente para as empresas gerenciarem suas transações financeiras. Com a plataforma, a aprovação de pagamentos é simplificada em três passos essenciais, promovendo automação e agilidade no fluxo financeiro.
Primeiramente, a definição da alçada de aprovação é uma etapa fundamental para configurar o sistema de acordo com as necessidades específicas da empresa. Adicionando membros e líderes de cada time, a Kamino permite a personalização das alçadas de aprovação com base em critérios como valor, centro de custo ou área do funcionário. Essa flexibilidade proporciona uma adaptação precisa às políticas internas de cada organização.
O segundo passo envolve a aprovação simplificada com um clique. Membros do time têm a capacidade de visualizar todas as solicitações que requerem aprovação em uma única tela, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões rápidas. Solicitantes, por sua vez, podem monitorar o status de cada pedido em tempo real diretamente na plataforma, garantindo transparência e eficiência no processo.
Além disso, oferece a praticidade de realizar pagamentos sem sair da plataforma. Após a aprovação, os pagamentos podem ser executados utilizando o banco de preferência do usuário. Com a Conta Kamino, essa operação é ainda mais simplificada, permitindo pagamentos com apenas um clique, sem a necessidade de acessar o internet banking.
Contas a pagar e a receber
A Kamino redefine a gestão financeira para empresas ao proporcionar uma execução eficiente e integrada. Com contas a pagar e a receber 100% automatizadas e integradas com o banco, a plataforma oferece uma solução abrangente para times financeiros.
Para as contas a pagar, para quem possui a conta Kamino, a plataforma possibilita o envio direto de pagamentos com apenas um clique, proporcionando uma operação ágil e sem complicações. Mas para quem possui conta em outros bancos, ainda é preciso usar o arquivo CNAB de cada instituição, o que garante agilidade mas ainda não é a melhor opção se comparada a quem possui conta Kamino.
A conta Kamino garante muitas vantagens, não só a agilidade nos pagamentos, como também um rendimento de 100% do CDI e cartõeempresariais físicos e virtuais Kamino, integrados à plataforma de forma 100% automatizada.
Na gestão de contas a receber e cobranças, ela oferece funcionalidades que eliminam erros e otimizam o processo. A emissão de boletos de cobrança diretamente pela plataforma simplifica a cobrança e, de forma rápida, possibilita a emissão de nota fiscal diretamente na plataforma.
Conciliação bancária
Sendo um dos pontos fortes da Kamino, a conciliação bancária, onde os usuários podem criar regras automatizadas em um piscar de olhos, proporciona uma conciliação precisa e sem esforço, reduzindo a probabilidade de erros humanos e garantindo a integridade dos registros financeiros.
Com todos os pagamentos acontecendo diretamente na plataforma, as conciliações de extrato podem valer para todas as saídas de caixa. E para quem tem cartão de crédito Kamino, as transações também são conciliadas automaticamente.
A plataforma também oferece relatórios e insights financeiros em tempo real, permitindo que os gestores acompanhem todas as movimentações do caixa instantaneamente. Além disso, os demonstrativos financeiros e projeções ficam prontos para uso do contador, simplificando a comunicação e garantindo conformidade fiscal.
Fluxo de caixa e DRE
No sistema da Kamino, a análise do fluxo de caixa atinge um novo patamar, oferecendo uma precisão incomparável e uma visão detalhada das finanças em tempo real.
O fluxo diário proporciona uma projeção do capital de giro necessário para os próximos 30 dias, baseando-se nos gastos lançados na plataforma. Essa funcionalidade é crucial para a tomada de decisões estratégicas no curto prazo, permitindo que as empresas estejam preparadas para enfrentar desafios financeiros de maneira proativa.
A análise de tendências em tempo real é um diferencial significativo. À medida que novos dados são lançados ou processados na plataforma, eles são automaticamente incorporados ao fluxo de caixa, oferecendo uma visão contínua e atualizada da situação financeira da empresa.
Relatório de gastos
Na plataforma da Kamino, a gestão dos gastos conta com relatórios intuitivos e abrangentes, proporcionando uma visão consolidada e detalhada das finanças da empresa.
Os relatórios oferecem a funcionalidade de encontrar tendências, permitindo a classificação e comparação dos valores gastos no mês atual em relação ao período anterior, seja por área específica ou projeto da empresa. Essa capacidade de análise detalhada possibilita uma compreensão mais profunda dos padrões de gastos, facilitando a identificação de áreas de otimização e melhoria.
Ademais, o monitoramento abrangente de todos os gastos é simplificado na plataforma. Os usuários podem comparar a evolução diária dos gastos feitos no mês atual com os do período anterior, proporcionando uma visão dinâmica do comportamento financeiro da empresa.
Como implementar um sistema de automação financeira?
A implementação de um sistema de automação financeira é um passo importantíssimo para modernizar e aprimorar os processos financeiros de uma empresa. Ao adotar essa abordagem, as organizações podem alcançar uma gestão mais eficiente, reduzir erros manuais e ganhar agilidade na execução de tarefas.
Antes de iniciar a implementação, é essencial realizar uma avaliação abrangente das necessidades financeiras da empresa. Isso envolve identificar quais processos específicos podem se beneficiar da automação, como a gestão de contas a pagar, conciliação bancária, emissão de relatórios financeiros, entre outros.
Estabelecer objetivos claros também é fundamental para o sucesso da automação financeira. Os gestores devem definir metas específicas, como a redução de erros, aumento da eficiência operacional, melhoria na tomada de decisões com base em dados em tempo real e otimização do fluxo de caixa.
Escolher a plataforma ou software certo é uma etapa que deve ser bem analisada. Deve-se considerar a escalabilidade da solução, integração com sistemas existentes, facilidade de uso e personalização conforme as necessidades da empresa. Avaliar as opções disponíveis no mercado e buscar recomendações pode ser útil nesse processo.
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Conheça a plataforma da Kamino
A plataforma Kamino revoluciona a gestão financeira das empresas ao automatizar os processos de contas a pagar, proporcionando eficiência e confiabilidade nos dados. Em um cenário em que equipes financeiras podem perder até 80% do tempo com atividades manuais, ela se destaca ao otimizar esses processos, permitindo que os times se concentrem em análises estratégicas e no gerenciamento efetivo dos resultados da empresa.
Com mais de 150 empresas já beneficiadas, a Kamino já economizou mais de 48.000 horas para seus clientes, devolvendo ao time financeiro o foco em tarefas essenciais. A captura e lançamento automáticos de pagamentos são pontos-chave da plataforma. Ela monitora o DDA e e-mails, lançando pagamentos recebidos automaticamente na plataforma. Além disso, sinaliza qualquer atividade suspeita ou duplicidade, proporcionando uma gestão segura e eficiente.
A aprovação de pagamentos é simplificada na Kamino, permitindo que membros do time sejam adicionados à plataforma para direcionar solicitações a usuários específicos com base em critérios como valor, centro de custo ou área do funcionário. Isso amplia o controle sobre os pagamentos sem travar o fluxo financeiro.
Na fase de execução, a gestão centralizada de pagamentos é facilitada pela visualização de todos os pagamentos pendentes em uma única tela. Os usuários podem efetuar pagamentos sem sair da plataforma, utilizando seu banco de preferência ou a conta Kamino. Essa abordagem simplificada garante eficiência operacional e praticidade.
A conciliação financeira também é uma das funcionalidades destacadas. A plataforma permite indicar como as transações devem ser categorizadas, realizando a conciliação automática do extrato com base nesses critérios.
A versatilidade da Kamino se reflete na geração de relatórios de fluxo de caixa e Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE) em tempo real, a partir de uma base de dados confiável e auditável. Por fim, a gestão centralizada de pagamentos reitera o compromisso da Kamino em simplificar e aprimorar todas as etapas do fluxo financeiro, promovendo uma gestão financeira mais eficiente e estratégica.
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Fontes: Showmetech.
Revisão do texto feita por: Pedro Bomfim
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