Como planejar eventos virtuais para manter sua empresa em destaque

Eventos virtuais não são exatamente uma novidade. Mas essa modalidade pode ser a resposta mais imediata para lidar com as medidas de distanciamento social e quarentena tomadas por conta da pandemia da COVID-19, doença causada pelo novo coronavírus.

Em tempos que as pessoas estão praticamente confinadas em casa, saber planejar eventos virtuais pode ser a resposta para se adaptar a essa nova realidade sem precisar cancelar a agenda inteira de lançamentos, premiações, conferências e afins.

Depois que esse período passar, é provável que o número de “eventos híbridos” (que misturam atrações físicas e virtuais) e a demanda por conteúdo virtual que complemente a experiência dos eventos cresça. 

Então por que não usar esse atual contexto para aprender mais sobre como planejar eventos virtuais e ainda conseguir mais engajamento? Confira 3 grandes dicas separadas pelo Showmetech Corporate.

Estruture a programação considerando a dinâmica de eventos virtuais

Por que estou promovendo esse evento? O que eu quero fixar na minha audiência? Essas são as principais perguntas que você precisa fazer para você e sua equipe antes de começar a planejar um evento virtual. 

Depois de estabelecer o conceito, a proposta e a relevância do evento para o seu público, é hora de lidar com os detalhes técnicos de se planejar a programação de um evento virtual.

O primeiro ponto a se levar em consideração é o fuso horário. Pode parecer estranho se preocupar com isso, mas numa audiência virtual, dependendo da proporção do seu evento virtual, o acesso pode vir de qualquer lugar. 

Mesmo que sua audiência esteja concentrada no Brasil, o país usa quatro fusos (Hora de Fernando de Noronha, Hora do Brasil, Hora da Amazônia e Hora do Acre). A dica é colocar as atrações que tenham mais participação da audiência em faixas de horário em que mais pessoas estarão participando.

Outro ponto importante é incluir na programação vários intervalos, para que as pessoas comam, verifiquem o próprio trabalho e até cuidem dos filhos (que também estão passando mais tempo em casa). Estudos mostram que 90 minutos é o máximo de tempo que uma pessoa consegue participar virtualmente de qualquer coisa sem precisar de um intervalo.

Em relação ao conteúdo do evento virtual, é preciso definir se todo o material vai ser transmitido ao vivo ou se terão sessões e atrações gravadas previamente e disponibilizadas durante o evento e/ou no formato on demand. Também é possível fazer uma combinação dessas duas formas de disponibilizar conteúdo. Palestras que precisarem de interação com o público podem ser transmitidas ao vivo e outros conteúdos podem ser gravados e transmitidos com um campo de perguntas e respostas em chat, por exemplo.

Geralmente planejar a estrutura de transmissão ao vivo é mais custosa do que disponibilizar conteúdo no formato on demand. Você e sua equipe terão que ponderar os prós e contras dessas duas modalidades na hora de planejar o evento virtual.

Busque ferramentas boas e confiáveis para transmissão e interação

Quando o assunto é eventos virtuais, a tecnologia é uma parte essencial. Isso porque você vai depender de ferramentas de transmissão ao vivo e de interação para criar engajamento.

Para eventos que durem o dia todo e disponha de apenas um espaço com algumas pessoas que vão ministrar apresentações, o GoToWebminar é uma boa pedida. A plataforma traz recursos como chat, questionários e enquetes que podem ser implementados na transmissão ao vivo. Além disso, é possível fazer upload de apresentações de slide e outros conteúdos adicionais na plataforma.

Para eventos que misturem transmissão ao vivo com conteúdos gravados previamente e que tenham atrações acontecendo simultaneamente, o Online EventPro pode ser uma opção melhor. A plataforma também oferece espaços para que os patrocinadores do evento disponibilize produtos e serviços da marca. É uma plataforma que garante, também, que o evento virtual tenha um visual único e personalizado.

Outro recurso importante do Online EventPro é que é possível acessar tudo que aconteceu e foi disponibilizado no evento até um ano depois que o evento ocorreu. Todo o material fica disponível em modo on-demand, algo muito importante para clientes e patrocinadores.

Entre outras plataformas que podem ser usadas para transmitir eventos virtuais ao vivo e oferecem hospedagem de vídeo on demand estão: Livestream, IBM Cloud Video, Brightcove e K2.Live. Lembre-se que o importante é a plataforma oferecer uma boa estrutura para a transmissão e ferramentas para interagir com o público.

Tenha em mente também que independente da plataforma e das ferramentas que você escolher, problemas técnicos acontecem tanto no staff do evento virtual quanto com o público. Por isso é importante ter uma equipe disponível, seja da empresa ou da plataforma, para atendimento remoto. A pior coisa para se acontecer em eventos virtuais é as pessoas começarem a ter problemas técnicos e não terem para quem pedir ajuda.

Mantenha o engajamento

Se tem algo que sempre foi um desafio constante é prender a atenção do público, seja em eventos presenciais ou eventos virtuais. Mas no caso dos virtuais é mais difícil ainda porque seu público estará em casa, onde existem incontáveis coisas que podem se tornar distrações.

Por isso é importante pensar em maneiras para manter o engajamento nas atrações do evento. Nesse quesito, existem duas linhas para se trabalhar: o preparo das pessoas que vão ministrar as palestras e apresentações e as ferramentas de interação que a plataforma escolhida para transmitir o evento oferece.

O preparo das pessoas é importante porque uma coisa é ministrar uma palestra para um auditório, outra é ministrar para uma audiência virtual durante uma transmissão ao vivo. Existem particularidades que devem ser levadas em consideração e que afetam a maneira como o conteúdo da palestra ou apresentação será trabalhado pela pessoa ministrando e recebido pela audiência que estiver assistindo.

Já a função das ferramentas usadas é a de prender a atenção do público, mantendo-o focado no conteúdo transmitido pela maior quantidade de tempo possível. No caso de palestras e apresentações, separar momentos para responder perguntas no chat, fazer enquetes e até aplicar quizzes são boas pedidas para manter as pessoas atentas. O ideal é que esses momentos aconteçam a cada 10 minutos. Outra possibilidade é pedir para que o público crie algo durante a apresentação, como numa espécie de exercício.

O design das apresentações também é importante. Isso porque slides que funcionariam para telões de auditório podem não funcionar tão bem nas telas dos computadores e smartphones por onde o público estará acompanhando o evento. É preciso levar isso em consideração na hora de trabalhar com os recursos audiovisuais.

Outro recurso que ajuda a manter o público atento é ter um moderador que interaja com a pessoa que estiver ministrando a palestra ou apresentação. E se o evento virtual for de grande escala, esse moderador precisa ser profissional, de preferência com experiência em televisão. Esses profissionais estão mais acostumados a lidarem com problemas técnicos e com a audiência ao mesmo tempo.

O engajamento não acontece apenas entre as atrações do evento virtual e o público. Também faz parte do engajamento a maneira como o próprio público interage entre si durante as atrações (e entre elas). Por isso, é bom considerar ferramentas que permitem essa interação. O Online EventPro, por exemplo, oferece opções de networking que, por meio de uma inteligência artificial, cria uma espécie de match entre participantes do evento que possam ter interesses em comum.

O objetivo principal tem que ser sempre planejar um evento bom e coerente e manter sua audiência presente nele. Mesmo que virtualmente.

Fonte: Venture Beat