14 dicas para manter o foco no trabalho e evitar distrações

Existem pessoas que já voltaram a trabalhar/estudar presencialmente, mas também há pessoas que se tornaram adeptas definitivas do home office. De todas as formas, é importante manter o foco para você conseguir fazer tudo o que precisa e ter uma noite de descanso sem preocupações.

Apesar de todos os livros que indicam que você deve “trabalhar enquanto eles descansam” e demais discursos que podem levar a uma possível exaustão, existem dicas que podem lhe ajudar a ter um dia a dia mais produtivo. Confira cada uma delas agora mesmo.

Faça uma lista de tarefas

Pode soar como uma dica simples, mas manter o foco fica mais simples se você tiver uma lista com objetivos a serem cumpridos. Se você chegou a este texto porque está sobrecarregado (a), vale a pena colocar tudo no papel (ou no celular) para saber literalmente tudo o que precisa ser feito e o prazo para cada um dos itens. Dessa forma, vale escolher um método que seja melhor para que você comece a concluir tudo o que está pendente.

O papel e caneta ainda podem ser as melhores formas de visualizar tudo o que ainda deve ser feito, mas existem aplicativos que também lhe ajudam a manter o foco e ainda conseguir entregar o necessário. O Showmetech já fez uma lista com os 10 melhores aplicativos de lista de tarefas gratuitos, não deixe de conferir para começar a focar no trabalho.

Defina uma meta diária e revisite ela

Uma pesquisa desenvolvida por Phillippa Lally, Cornelia HM Van Jaarsveld, Henry WW Potts e Jane Wardle, publicada na Revista Europeia de Psicologia Social, mostra que estamos mais propensos a ter melhores resultados se colocarmos um novo hábito em nossa rotina, até que ele passe a ser feito de forma automática e irracionalmente. Você pode querer ler mais, começar a fazer caminhadas ou, claro, evitar distrações. Tudo vale, mas é importante persistir e até fazer alguns sacrifícios, como acordar mais cedo.

O essencial é se organizar para conseguir colocar todas as ideias em prática e dessa forma conseguir tornar a meta um verdadeiro hábito. É claro que problemas podem acontecer, mas vale a pena recalcular seus métodos para que o objetivo seja atingido. É mais importante que depois que a meta tenha sido definida, você se esforce para conseguir o que quer.

Chega de ser multitarefas

Existem muitos treinamentos na internet que falam que para conseguir chegar mais longe, é importante cuidar de duas, três ou mais demandas ao mesmo tempo. Mas aqui, vale a pena usar aquele antigo ditado: não adianta “abraçar o mundo com as pernas”. Um estudo feito pela Universidade de Stanford em 2009 confirma que pessoas multitarefas estavam com cada vez mais dificuldades para conseguir concluir tudo o que se propunham e a capacidade cognitiva era fortemente afetada.

Vale mais a pena pegar uma demanda por vez e se concentrar para dar o melhor de si ao invés de simplesmente cuidar de três tarefas ao mesmo tempo e entregar um trabalho mediano, certo? É claro que o momento de sobrecarga pode exigir que você cuide de diversas coisas, mas quando tudo estiver resolvido, apenas cuide daquilo que você conseguirá entregar com excelência.

Deixe seu smartphone no modo silencioso

Essa dica é libertadora. Muitas pessoas já usam o smartphone no modo silencioso de forma definitiva porque o aparelho está sempre por perto e não há a necessidade do aparelho fazer barulho durante alguma notificação. Com isso em mente, vale a pena usar o modo Não Perturbe para evitar até mesmo vibrações, pois uma pesquisa por especialistas da Universidade da Flórida confirmou que o simples zumbido do motor vibrador do smartphone pode trazer problemas.

Isso foi comprovado em uma análise com 212 pessoas em 2013. Após testarem a capacidade de concentração de quem estava participando do estudo, os pesquisadores passaram a dar outra série de testes e o resultado foi que 28% das pessoas de um grupo tiveram dificuldade em responder às perguntas de forma correta devido a terem recebido ligações por meio de vibrações do telefone. 23% das pessoas que receberam mensagens tiveram mal desempenho durante os testes e o grupo que não recebeu notificação teve apenas 7% de erros.

Isso comprova que não apenas o recebimento de notificações traz problemas para evitar distrações, mas o simples vibrar do smartphone pode ser um impedimento para você conseguir trabalhar em paz. Para ativar o modo Não Perturbe no Android, basta rolar sua tela de notificações e clicar no ícone de som até chegar na opção de Mute. No iOS, basta fazer um gesto de deslize para cima na tela e clicar no ícone de lua crescente.

Trabalhe longe de seu celular

Se antes da pandemia o smartphone já era bastante utilizado como ferramenta de trabalho, isso ficou ainda maior com cada vez mais pessoas em casa. Ao mesmo tempo em que é ótimo ter o celular como apoio no dia a dia, isso pode ser um problema para manter o foco no trabalho. Até porque, aquela “pequena olhadinha” pode passar a ter 20, 30 minutos ou até mais tempo, causando atraso nas entregas.

Uma pesquisa realizada pela Universidade do Texas em Austin comprova que, por mais que não estejamos mexendo no smartphone, nosso cérebro ainda tenta, de forma involuntária, pegar o aparelho para ficarmos ligados no que está acontecendo. Isso também provoca problemas cognitivos, então a melhor dica é: deixe seu smartphone em um cômodo diferente do qual você trabalha para não ter problemas de produtividade e, claro, conseguir trabalhar em paz.

Use um aplicativo de foco

Apps de foco são alternativas que podem ajudar a conseguir entregar tudo no prazo necessário. Um dos mais famosos é o Serene, que está disponível para Android e MacOS e conta com funcionalidades como bloqueio de determinados sites e aplicativos, ativa o modo silencioso e músicas que permitem que você se concentre.

Mas as empresas também estão focadas em fazer com que os smartphones sejam ferramentas que são apoio, ao invés de um motivo para atrapalhar o estudo e/ou trabalho. Com isso em mente, vale a pena explorar seu sistema operacional e fazer bom uso dos assistentes digitais para manter o foco.

A One UI da Samsung, por exemplo, permite que você selecione os apps que ficarão disponíveis, se receberá notificações ou não e até mesmo deixa que os usuários estipulem um tempo para não ficarem nas redes sociais e fazendo atividades que podem gerar atrasos. O recurso Foco, do iOS, funciona de forma semelhante e pode ser uma alternativa para quem não deseja fazer o download de mais um app no armazenamento interno.

Ouça música

Teresa Lesiuk, professora associada de educação musical e musicoterapia da Universidade de Miami, conseguiu provar que ouvir música durante o trabalho pode gerar maior produtividade devido a você estar “fechado” para qualquer barulho que pode fazer com que o raciocínio seja interrompido. Para provar esta teoria, ela analisou o trabalho de um mesmo grupo de desenvolvedores de quatro empresas. Quando a música estava desligada durante o dia de trabalho, o humor e a qualidade das entregas era menor em comparação a semanas em que a música estava ligada.

A professora também conseguiu descobrir que as pessoas ficavam mais criativas quando trabalhavam com música devido ao gosto musical. É claro que a possibilidade de trabalhar com música (ou até mesmo ler) pode ser subjetiva para algumas pessoas, mas vale a pena fazer o teste durante um dia para saber se você consegue manter o foco de uma forma mais assertiva.

Se uma pessoa já era especialista em seu trabalho, ela se beneficiava em termos de humor, mas isso não afetava sua produtividade. Eles iam se sair bem, não importa o quê. Se eles fossem novatos em seu trabalho, se estivessem apenas aprendendo a habilidade, isso não ajudava na produtividade, porque eles não tinham a habilidade. Mas a música beneficiou o humor deles.

Teresa Lesiuk, professora associada de educação musical e musicoterapia da Universidade de Miami

Caso as vozes do local onde trabalha estejam sendo um problema, nada mais legal do que trocar isso por aquele cantor ou banda que tanto ama.

Use fones de ouvido

Música pode ser benéfica para você manter o foco no trabalho, mas nem sempre pode ser possível ouvir o que gostaria em caixas de som devido a outras pessoas estarem trabalhando no mesmo local. Se você trabalha na modalidade home office, isso até pode ser um incômodo para quem está em outro cômodo de casa.

A alternativa mais fácil são fones de ouvido, que são uma mensagem física que grita: “por favor, não me incomode”. Além disso, vamos combinar que nada melhor do que colocar seu álbum favorito após aquela reunião tensa de trabalho e/ou estudo para focar e entregar tudo dentro do que foi combinado, certo?

Trabalhe de porta fechada

Outra regra que será um verdadeiro divisor de águas em seu dia a dia. Eu particularmente gosto bastante de utilizar fones de ouvido e trabalhar em meu quarto de porta fechada porque, além de indicar que preciso estar em concentração máxima, a porta fechada serve como aviso para que seus familiares não façam barulhos em outros cômodos.

Caso já esteja trabalhando de forma presencial e tenha sua própria sala, também vale a pena fechar a porta nos momentos que precisa fazer aquele documento importante que exige foco no trabalho. Todas as formas de sinalizar que você precisa de tranquilidade são válidas.

Desative notificações

O simples fato de saber que uma nova demanda chegou ou uma nova mensagem enviada no WhatsApp, ou qualquer outra plataforma de comunicação, pode ser um problema para acabar com seu foco no trabalho e nos estudos. Com isso em mente, pode ser bastante interessante desativar as notificações em seu computador, tablet, smartphone ou qualquer outro aparelho que use para trabalhar ou estudar nos momentos de concentração.

Uma dica pessoal: também vale a pena desativar o som de todos os aplicativos para que mesmo que ainda receba notificações, o som não atrapalhe enquanto está super centrado (a) em uma tarefa. É claro que vai ser necessário ficar de olho no que será enviado neste meio tempo, mas vale a pena avisar seus colegas de trabalho e/ou estudo que desativou as notificações dos aplicativos para entregar o necessário.

Tenha uma programação de e-mails

Um estudo realizado por pesquisadores da Universidade de Loughborough, na Inglaterra, confirmou que os trabalhadores levam um terço a mais de tempo para concluir suas tarefas em relação a quem não trabalha com e-mails. Indo além, também foi possível descobrir que o e-mail de interrupção tem quase o mesmo efeito de um telefonema, que era muito comum em escritórios nos anos 90. Isso porque os profissionais estudados visualizaram os e-mails em no máximo seis segundos após eles chegarem na caixa de entrada.

Assim que você recebe uma nova demanda ou e-mail de seus superiores, começa a pensar em como encaixar isso em sua rotina, o que gera mais tempo para concluir o que estava sendo feito antes da mensagem chegar. Para acabar com isso, vale a pena se organizar para checar novos e-mails em partes específicas de seu dia, já que a alternância em tarefas será deixada de lado. Confira tudo o que precisa ser feito pela manhã, conclua o necessário e depois de tudo ser finalizado, volte a visualizar seus e-mails.

Use a técnica pomodoro para manter o foco

Criada pelo italiano Francesco Cirillo durante seus primeiros anos como estudante universitário, a técnica pomodoro consiste em focar em atividades durante um tempo específico sem pausas e depois, quando tudo estiver concluído, tirar um pequeno tempo de descanso. O conceito era justamente o tema deste texto: evitar distrações.

Francesco conta em seu livro “The Pomodoro Technique” que ele se via em diversos momentos com interrupções que causavam uma queda na produtividade e este problema afetava seus estudos. Então, ele fez uma aposta consigo que era “tão útil quanto humilhante”, lembra. “Você pode estudar — realmente estudar — por 10 minutos?“. Os resultados não foram sentidos de forma imediata, mas ele começou a aprimorar sua técnica e o nome é uma alusão ao cronômetro em formato de tomate (“pomodoro” em italiano) que usava para fazer as devidas medições. Este é o funcionamento na prática:

1. Defina uma tarefa;
2. Trabalhe nela por 25 minutos ou até o cronômetro tocar;
3. Quando o tempo tiver passado, confira se a tarefa foi concluída;
4. Tire uma pausa de cinco minutos;
5. Quando concluir 4 blocos de 25 minutos, faça uma pausa de 30 minutos.

É importante ter muita disciplina e se desconectar de tudo que possa gerar distrações enquanto você trabalha/estuda e, dessa forma, aproveitar seu dia com maior produtividade.

Programe-se para ter distrações

Esta dica é tão importante quanto todas as outras. Por mais que você tenha um tempo apertado em sua rotina, é essencial se programar para também ter distrações e quaisquer outras surpresas que podem surgir no dia a dia. Lembre-se que nem tudo pode sair como planejado e uma vez que você tem espaços de tempo apenas para isso, as surpresas, na verdade, se tornam esperadas.

Vale a pena sempre deixar um tempo de trinta minutos livres em sua agenda, que caso não seja utilizado para cuidar de surpresas, podem ser utilizados para descanso ou aquela breve olhada nas redes sociais. Entretanto, atente-se para não usar o tempo de distrações em atividades que tiram o foco e podem atrasar as entregas.

Use papel e caneta em sua mesa

Por mais que as tecnologias digitais sejam ótimas, ter um papel e caneta ao alcance pode evitar distrações. Isso porque ao anotar o que precisa ser feito em uma lista, você consegue ter maior controle e ainda evita que o celular traga distrações.

Até porque, uma vez que está olhando para uma tela, notificações de aplicativos podem fazer com que perca o foco. Vale a pena colocar tudo o que precisa ser feito no papel e caso alguma atividade adicional precise ser realizada, basta realizar uma conferência em sua lista para começar a se organizar.

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Veja também

Confira nossas outras matérias para ter uma melhor rotina:

• Como estudar, trabalhar e estudar o suficiente;
• Como ser pontual? Entenda porque as pessoas se atrasam;
• É possível conciliar 2 (ou mais) empregos?;
• O que é a síndrome de Burnout?;
• 10 dicas para fazer uma lista de tarefas eficiente.

Fontes: Serene l Futurism l PNAS l HBR l Inquires Journal l Research Gate