Planilhas do Google para organizar a vida e o trabalho

Ainda que existam diversos aplicativos para organizar controles de gastos ou gestão empresarial e de projetos, há quem prefira utilizar a boa e velha planilha no estilo Excel. Para aqueles que apreciam os serviços de edição do Google, o Google Sheets é uma excelente opção para reunir dados e informações, compartilhá-los rapidamente com outras pessoas, além de permitir a edição online e colaborativa, com todo o material salvo na nuvem e acessível de qualquer lugar e a qualquer momento.

O melhor de tudo é que não é necessário ser nenhum expert em planilhas e fórmulas para começar a usar. O Google Sheets oferece uma planilha em branco para que os usuários possam utilizá-la e editá-la da maneira que preferirem. Contudo, também existem planilhas com modelos pré-estabelecidos que podem ser aplicados em diversas situações do dia a dia. Além da organização dos dados, é possível visualizar as informações por meio de relatórios e gráficos.

Confira as planilhas do Google disponíveis e os modelos que podem ser utilizados.

Como encontrar modelos de planilhas no Drive?

Os modelos de planilha pré-estabelecidos estão disponíveis dentro da própria plataforma. Para acessar, você pode encontrar dentro do próprio Google Drive ou acessar, diretamente, o Google Sheets. Veja o passo a passo:

Passo 1: O primeiro passo é acessar os modelos pré-formatados. Para chegar lá, acesse o Google Drive e, em seguida, clique em “Novo”. Passe o cursor na seta após “Planilhas Google” e clique em “Com base em um modelo”

Passo 2: Uma lista de planilhas pré-formatadas se abrirá para você. A praticidade ajuda tanto aqueles que não são tão chegados em organização como aqueles que não perdem a oportunidade de listar, planilhar e colocar no papel qualquer coisa.

Confira a seguir como utilizar cada um dos modelos de planilhas do Google.

Planilhas para uso pessoal

Orçamento Mensal

Começamos pela mais comum. Todo mundo, de alguma forma, faz o seu controle de gastos. As Planilhas do Google têm uma solução para ajudar você nessa tarefa. A planilha pré-formatada Orçamento Mensal traz funcionalidades interessantes. Logo ao abrir, há uma pequena explicação de como utilizá-la. São duas abas: Resumo e Transações.

Na primeira aba, o único campo a ser preenchido é o “Saldo Inicial”, na célula L8. No dia-a-dia você abastecerá apenas a planilha da aba “Transações”.  Nela você vai encontrar duas colunas: “Despesas” e “Renda”, cada uma delas com espaço para preenchimento de Data, Valor, Descrição e Categoria. Em ambas você pode incluir novas categorias, caso seja necessário. Fazendo este preenchimento, a aba “Resumo” será modificada automaticamente. Além de gráficos, ele traz um resumo simplificado das suas despesas e renda.

Orçamento anual

Se planejar mensalmente é essencial, mas certamente você tem planos de longo prazo e ter uma visão do seu orçamento anual é primordial para isso. Então, no Planilhas do Google você encontra também este template (modelo). Nele você preenche todas as suas expectativas de ganhos e de despesas durante o ano, tudo dividido por categoria, como na planilha “Orçamento mensal”. Nela você controla os gastos com educação, filhos, entretenimento, casa e muitos outros. Há também a opção de personalizar de acordo com o seu perfil.

Assim como no modelo mensal, você visualiza um resumo que pode te dar uma projeção de quanto você está gastando em cada um dos itens.

Lista de Tarefas

Simples e essencial para o dia a dia. Essa planilha pode ser utilizada para diversas coisas. Com ela você pode gerenciar as suas tarefas profissionais, os afazeres domésticos, dever de casa dos filhos e tudo que precise de um check list.

Na parte de cima ela mostra quantas tarefas estão listadas e quantas já foram feitas. No campo das tarefas, há um espaço para você marcar o que já fez, data e descrição da tarefa. Quando você clica como feita, automaticamente ela é “riscada”. Você pode se organizar diariamente, por semana, mês ou até por ano. Essa planilha pode ser utilizada de diversas formas para uma infinidade de coisas.

Agenda

Os planners estão na moda! eles são como agendas para planejar algum período da sua vida, como o ano que virá, por exemplo. Mas se você não gosta de papel e prefere organizar a sua vida 100% online, as Planilhas do Google têm a solução. O modelo “Agenda” é um planner online para você chamar de seu. Este template tem 13 calendários para você, sendo 12 mensais e um anual. Neles você pode colocar compromissos e fazer pequenas anotações. Se você não precisa ou não gosta de um aplicativo específico para organizar o seu dia a dia — como o Google Agenda — esta planilha é para você.

Programação diária

Caso o modelo da Agenda não tenha te agradado, há um outro template que pode ajudar no controle dos compromissos e tarefas diárias. É mais simples e objetivo, nele você pode colocar os seus compromissos da semana e visualizá-los de uma maneira prática.

Roteiro de viagem

Você já planejou o seu orçamento, organizou os compromissos e tarefas e ainda planilhou todos os detalhes de um projeto importante. É, então, hora de relaxar e tirar férias. Até aqui as Planilhas do Google podem te ajudar. Há um modelo pré-formatado de roteiro de viagem. Nele, você pode registrar tudo para não esquecer de fazer nenhum passeio ou deixar passar nenhum compromisso, caso seja uma viagem de negócios.

Há campos para você colocar os dados do voo, do hotel, datas e horários de check-in e check-out, bem como toda a sua programação.

Vantagens e Desvantagens

Este modelo está pré-formatado para considerar os prós e contras de destinos na escolha de uma viagem. No entanto, pode ser utilizado para qualquer decisão que você tenha que tomar, como o modelo de uma TV que você quer comprar, por exemplo, ou a escolha de uma escola para seu filho. Você lista as vantagens e desvantagens de cada opção, dá um peso específico a elas e, no final, você tem os resultados empírico

Casamento

Vai casar? As Planilhas do Google também te ajudam. Calma, o Google faz tudo, mas ainda não consegue te ajudar a arrumar o seu par perfeito — essa parte é por sua conta. Mas na hora de planejar o tão sonhado momento do “sim”, este template vai ser seu parceiro para organizar tudo.

A planilha é bem detalhada, nela você pode registrar a lista de convidados, controlar envio de convites, programação, estimativa de orçamento, orçamento detalhado e lista de tarefas. Embora tenha como foco “casamento”, você pode adaptá-la para outros tipos de eventos, como uma festa de aniversário.

Lista de jogadores

Para quem gosta de reunir os amigos e familiares para uma partida de vôlei ou futebol, por exemplo, a planilha de jogadores poderá ajudar a listar todos os participantes e quais serão as funções de cada um durante a brincadeira. 

Modelos de planilha para escolas ou docentes

Planilha de presença na aula ou evento

Para quem é docente e precisa de uma forma mais prática para registrar e contabilizar a presença dos alunos, há uma planilha planejada exatamente para isso. Nela é possível colocar o nome e registrar o comparecimento e a ausência dos estudantes. 

Controle de tarefas

Se a Lista de Tarefas não atendeu todas as suas necessidades, o modelo “Controle de tarefas” é uma opção com um pouco mais recursos. Ela é ideal para o gerenciamento de tarefas de uma equipe. Nela você consegue visualizar o que foi delegado a quem, qual a data de início, o prazo e o status da tarefa. Nesses tempos de home office e aulas online, é também uma boa opção para gerenciar os trabalhos escolares dos seus filhos. Aliás, ela foi inicialmente pensada para este fim, mas pode, tranquilamente ser adaptada para outros fins.

Planilhas para gerenciamento de projetos

Controle de projetos

Se o desafio é gerenciar um projeto, bem como os seus custos, o template “Controle de Projeto” é um grande aliado. O modelo pré-formatado permite que você coloque um projeto e as diversas ações que precisam ser feitas. Data de início, término, duração e nome da tarefa podem ser acrescidas de prioridade.

Além de poder colocar os detalhes, é possível controlar quanto falta para concluir cada tarefa, as horas estimadas e utilizadas, bem como os custos. Como esses modelos são personalizáveis, uma boa dica para este template é para, por exemplo, o gerenciamento de uma reforma ou obra.

Cronograma e controle de projetos e cronograma de marketing

Assim como o Gráfico de Gantt, o cronograma de marketing também tem o objetivo de melhorar a gestão de equipes. Neste caso, o template foi elaborado para a organização de equipes para eventos, nela é possível registrar o andamento das tarefas e visualizar de forma prática o desenvolvimento de cada etapa do projeto.

Gráfico de Gantt

Nos últimos meses o Google adicionou mais opções de planilhas ao software. Uma delas é o Gráfico de Gantt, um modelo de cronograma que facilita a visualização do andamento de projetos e melhora a gestão de grandes demandas. 

O template é pré-preenchido e muito organizado. Na primeira parte, o gestor poderá acrescentar informações sobre a elaboração do projeto; pessoa responsável pela demanda; prazos e acompanhar o andamento da tarefa. 

Os próximos espaços são para: definição e plano de projeto; elaboração e início do projeto; desempenho e monitoramento. Além disso, a planilha conta com calendário dividido em fases, possibilitando uma visualização completa do que foi e está sendo feito em cada período. 

A ideia do gráfico de Gantt é bem mais antiga do que imaginamos, na verdade, ele antecede até mesmo a internet. A primeira versão, chamada de harmonograma, foi desenvolvida em 1896 por Karol Adamiecki. Anos mais tarde, em 1910, o americano Henry Gantt elaborou um diagrama parecido com o do Adamiecki, cujo objetivo era descrever o tempo que os operários despendiam em cada demanda.

Planilhas do Google para usar no trabalho

Cronograma semanal

Durante a rotina diária de uma empresa é importante ter um controle semanal do que está sendo feito e qual o rendimento ou gastos de um curto período. O Excel disponibiliza uma planilha intitulada “cronograma semana”, onde o usuário pode registrar o período de trabalho e o faturamento por hora.

Relatório de despesas

Muito semelhante ao cronograma semanal, a planilha de relatório de despesas pode ser útil para registrar valores gastos em uma viagem empresarial, por exemplo. Nela você poderá deixar anotado todos os custos de passagens, hospedagens e alimentação. Ao fim, você terá o montante total que foi gasto.

Orçamento empresarial anual

Uma das planilhas mais completas para planejamento orçamentário anual foi incorporada aos modelos do Google recentemente. O arquivo “orçamento empresarial Anual” apresenta abas para preenchimento sobre a renda, despesas e o resumo de como o controle financeiro da firma.

Ordem de compra

Se você precisa elaborar uma ordem de compra e não sabe por onde começar ou como fazer, saiba que existe uma planilha perfeita e que vai te ajudar a resolver este problema. Com um layout simples e objetivo, o arquivo vem configurado e precisa apenas dos dados da compra para te fornecer os valores exatos em pouquíssimo tempo. Veja a imagem abaixo:  

Cronograma de turno dos funcionários

E para completar a lista de arquivos de gestão, uma opção para compilar as informações sobre os turnos de trabalho de cada funcionário é por meio de uma planilha do excel. Basta colocar o nome do colaborador e marcar os dias que a pessoa em questão estava de plantão.

Cronograma de relacionamento com os clientes

Este cronograma é uma boa forma de compilar todos os contatos de clientes e possíveis fregueses. Com o sistema, é possível estruturar todo o processo de vendas e automatizar algumas das tarefas em andamento.

O template é dividido em abas como: painel, um resumo de todos os dados e andamento dos processos; pessoas, com informações de contato de cada cliente; empresas, informações de contato da empresa e oportunidades, dados sobre o fechamento de negócios.

Fontes: Universidade Federal de Pelotas (UFPEL), Suporte Google e Asana.

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Revisado por Glauco Vital em 12/3/24.