10 dicas para fazer uma lista de tarefas eficiente

Atire a primeira pedra aquele que nunca tentou fazer uma lista de tarefas. A gente sabe que, pelo menos uma vez na vida, a maioria das pessoas já tentou utilizar o método para tentar organizar um pouco a vida. Para alguns deu muito certo, já para outros… Caso você ainda não tenha tido sucesso ao preparar uma, não se preocupe. Para te ajudar, o Showmetech separou 10 dicas para fazer uma lista de tarefas eficiente e que prometem colocar ordem na sua rotina de uma vez por todas!

Além de sugestões sobre comportamentos que devem ser adotados para um melhor resultado (acredite, é o mais importante), também trazemos alguns apps bem úteis que vão te ajudar nessa nova fase da vida. Preparado(a) para um 2022 mais produtivo e com resultados surpreendentes? Então, confere as dicas e sugestões que preparamos para você.

Por que criar uma lista de tarefas?

Listas de tarefas são um dos melhores métodos para aumentar a sua produtividade. Uma rotina pode ser confusa e cheia de coisas para fazer se você trabalha ou estuda, e especialmente se faz as duas coisas. Com o atual cotidiano que as pessoas têm, é muito comum se sentir perdido entre tantos afazeres e não saber dar o primeiro passo. Sem contar que essa sensação pode gerar estresse, um dos grandes inimigos do seu bem-estar.

Quando você se sente sob pressão e acaba trabalhando várias horas seguidas, pode acumular exaustão, desenvolver insônia e ganhar irritação. É assim que a qualidade de vida acaba se perdendo. Dessa maneira, uma lista de tarefas bem organizada é essencial para você:

• Conseguir mais tempo com a família;
• ter a chance de desenvolver seus passatempos;
• entender o que de fato é prioridade no seu dia;
• ganhar em tranquilidade porque está tudo marcado (sem risco de se esquecer);
• conseguir descansar ou aproveitar os momentos de lazer;
• ser mais produtivo nas tarefas domésticas;
• ter a sensação de dever cumprido.

Quais as dicas para listas eficientes?

Escolha o aplicativo (ou papel) certo

O primeiro grande passo para ir em busca de uma rotina mais organizada e produtiva com o auxílio de uma lista de tarefas eficiente é decidir onde mantê-la. É muito importante que a ferramenta seja prática, intuitiva e que você se adapte bem a ela, caso contrário, você só perderá tempo e não terá sucesso algum.

Atualmente, existem centenas de aplicativos que podem te ajudar nessa tarefa (nós listamos alguns mais abaixo). No entanto, há quem ainda prefira e se sinta mais confortável com agendas físicas, post-its, cadernos e anotações em papel. E não há nada de errado nisso. Se o papel funciona com você, não pense duas vezes em utilizá-lo. O mais importante é usar a ferramenta que combina com você e o seu estilo de vida.

No entanto, as ferramentas digitais têm várias vantagens em relação ao papel, e é bom saber pelo menos quais são, mesmo que você acabe usando papel. Algumas vantagens são:

• Elas são fáceis de editar, o que significa que você pode atualizar as informações rapidamente;
• Elas têm lembretes integrados;
• É muito difícil perdê-las porque a própria lista é geralmente salva na nuvem;
• Você pode classificar suas tarefas por prioridade, prazos ou em ordem alfabética;
• Você pode atribuir tarefas a outras pessoas e ser notificado quando elas as concluírem.

Faça mais de uma lista

Um dos motivos que deixam as listas de tarefas desorganizadas é a mistura aleatória de diversos assuntos. Você pode ter vários projetos simultâneos sendo desenvolvidos no trabalho, e não é uma boa ideia guardar um lembrete para revisar um texto da sua próxima campanha com uma observação sobre a seleção de fornecedores para um evento, por exemplo.

Por isso, não se contenha. Faça listas para tudo o que você pensa (e precisa)! Dessa forma, você poderá abrir a lista de pendências relevante ao trabalho atual e focar melhor no que precisa ser feito. Com isso, irá notar que as listas se tornarão mais eficazes e as chances de confusão entre as atividades irão diminuir consideravelmente.

Anote o quanto antes e não deixe para depois

Quantas vezes pensamos em algo, deixamos para fazê-la ou pôr em prática depois e acabamos por esquecer? Para evitar que isso aconteça, quando uma nova tarefa ou ideia surgir em sua cabeça, anote-a o mais rápido possível. Depois de escrita, você não precisará mais ficar se lembrando dela, então poderá eliminá-la da sua mente e se concentrar em outras coisas mais importantes.

Determine prazos para as tarefas

Sempre que uma tarefa tiver um prazo para ser concluída, adicione-a na sua lista para acompanhar de maneira mais eficaz. Ter em mente (e visualizar) quando as tarefas devem ser concluídas ajuda a priorizar e também a planejar a sua semana, o que é uma excelente estratégia de gerenciamento de tempo. A maioria dos aplicativos de tarefas permite que você veja o que vence hoje, amanhã e mais tarde na semana, independentemente da lista em que estejam (veremos mais sobre isso na próxima dica).

Dessa forma, você pode ver tudo o que está pendente para o dia e ter uma noção de como ele será. Com isso, você também pode reservar um momento para reprogramar algumas tarefas se estiver se sentindo sobrecarregado apenas de olhar para tudo que está para ser entregue na próxima semana.

Organize a sua lista por fluxo de trabalho, prioridade ou data de conclusão

Reorganizar a sua lista de pendências todos os dias é um desperdício de tempo e pode, eventualmente, causar confusões que gerem perda de produtividade. Resista a essa tentação ao criar uma estrutura infalível para a sua lista de pendências. Se o seu aplicativo permitir, considere criar seções diferentes para cada tipo de trabalho. Assim, será possível ordenar o trabalho por projeto, prioridade ou data de conclusão, a depender das suas preferências.

As pendências primeiro

Para assegurar que a atividade seja concluída no prazo e da melhor forma possível, é importante definir quais são as pendências mais importantes. Seja ao deixá-las no topo da lista ou marcá-las com tags de prioridade personalizadas, o importante é ter boa visibilidade para que os trabalhos mais cruciais não se percam.

Apesar de manter-se atento às atividades mais prioritárias, isso não significa que elas precisam ser finalizadas primeiro. Às vezes, começar o dia com uma tarefa fácil é a melhor forma de dar o pontapé inicial. Ou, talvez, você goste de seguir a regra de 80/20, que dita que 80% dos trabalhos podem ser concluídos em 20% do tempo, preferindo começar por eles.

Não exagere nas atividades

Há certos momentos em que muitas demandas se acumulam e, na tentativa de pôr ordem na casa, se é estipulada uma quantidade de atividades muito acima daquela que o corpo e a mente estão acostumados. O resultado disso é uma fadiga excessiva que termina por prejudicar as demandas seguintes e, consequentemente, piora a qualidade de vida e bem-estar.

Há ainda outro cenário: você está empolgado e decide pegar muitos projetos ao mesmo tempo. No fim das contas, não consegue dar conta e precisa “furar” o prazo com o seu chefe ou entregar um produto bem aquém do que conseguiria fazer em condições normais. Por isso, não adianta exagerar. Não monte uma lista com 10 atividades, se só está habituado a realizar 5 por dia.

Escreva tarefas, não metas

O ideal é manter listas separadas para suas tarefas e seus objetivos. A ideia é não incluir metas em sua lista de tarefas. Embora as tarefas possam ajudá-lo a atingir seus objetivos, eles são desejos maiores e não algo que você pode alcançar ao longo do dia. Por exemplo, “aprender a falar inglês” é uma meta; no entanto, você pode dividir isso em uma tarefa dizendo “ler conteúdo em inglês por 15 minutos” ou “assistir a um filme em inglês”.

Isso também se estende aos objetivos. Você pode ver isso como marcos. Voltando ao exemplo de falar inglês, um objetivo pode ser “discutir minhas comidas favoritas com alguém em inglês em um mês”. É o resultado desejado que você está procurando em sua prática.

Não deixe nada para trás

Não é muito incomum encontrarmos aquela tarefa que já deveria ter sido concluída semana passada. Na próxima vez, pergunte-se por que ela não foi realizada. Quais foram as dificuldades? Sua prioridade precisa ser alterada? Ou ela precisa ser atribuída a outra pessoa? Alguma parte da tarefa está impedindo a sua execução por não estar clara? Saber o porquê do atraso pode nos ajudar a ser mais eficientes e a eliminar essas pendências pela raiz.

Revise suas listas de tarefas diárias

Assim como em qualquer esfera da vida, parar, pensar e rever certas questões é bastante importante e com a sua lista de tarefas não é diferente. Diariamente, tire 5 ou 10 minutos e olhe a sua lista de tarefas. Caso necessite, realize alguns ajustes para ela continuar trazendo benefícios e uma rotina mais organizada para você.

Apps úteis para se organizar

Google Keep

O Google Keep é o aplicativo de notas da Google que, com uma interface simples e intuitiva, promete tornar a rotina mais produtiva. Ele pode ser acessado via Android, iOS e desktop, tanto no Windows quanto no iMac. Sincronizado com o Google Drive, é perfeito para organizar os compromissos do dia e demais informações que você não queira perder.

Assim como outros aplicativos do mesmo estilo, o Google Keep permite, além da criação de notas, fazer o uso de marcadores e lembretes – favorecendo o cumprimento de todas as tarefas na data e horário previstos. O app ainda possui um campo de busca bastante eficiente, permitindo que as notas criadas sejam facilmente pesquisadas: basta inserir um termo que esteja no conteúdo da nota ou lista, que ela será exibida.

Google Tarefas

O Google Tarefas é mais uma forma de organizar seus afazeres do dia a dia. Com ele é possível organizar listas de tarefas na nuvem, permitindo o acesso em qualquer dispositivo em que você tenha acesso a sua conta Google. Ele também é integrado com Google Agenda, fazendo com que toda tarefa que tenha data seja automaticamente adicionada à Agenda.

No Google Tarefas você pode organizar suas tarefas por assunto, da forma que preferir, por meio de Listas. O download do app pode ser feito pela Play Store, nos celulares Android, e na App Store, no iPhone. Já para PC, o app está integrado com o Gmail e pode ser acessado de qualquer navegador.

Trello

O Trello é uma plataforma colaborativa que permite o gerenciamento de projetos, alinhando as tarefas entre as equipes. Com a finalidade de aumentar a organização e a produtividade, a ferramenta é ideal para empresas de qualquer segmento e tamanho. O Trello também pode ser usado para projetos pessoais, como para organizar tarefas do trabalho, rotina da casa, planejamento de férias e contas para pagar.

Com um sistema bem pensado, ele permite dividir as tarefas em quadros e colunas que podem ser subdivididos de acordo com o status de cada tarefa (por exemplo: a fazer, em andamento, em revisão, concluída). A ferramente tem a maior parte das funcionalidades liberadas gratuitamente, mas com alguns recursos pagos mais elaborados.

Organizze

Disponível nas versões online, iOS e Android, o Organizze é uma incrível solução para gerenciar as finanças pessoais – que não deixam de ser tarefas que exigem planejamento, não é mesmo? Além de permitir o lançamento manual de todas as despesas do dia, há a possibilidade de vincular o cartão de crédito e a conta bancária. Sendo assim, todas as movimentações realizadas em ambos os canais serão demonstradas também no Organizze.

Na tela inicial do app, o usuário já consegue ter uma visão geral de suas finanças. Somente nesta primeira análise já é possível saber se as contas estão positivas ou negativas. O app ainda possui uma aba específica para conferir as movimentações através de relatórios que trazem informações como receitas, despesas e transferências bancárias.

Google Agenda

Outro aplicativo que pode ser bastante útil para qualquer pessoa que precise organizar seus compromissos e atividades é o Google Agenda, um serviço de agenda eletrônica virtual com o estilo bastante semelhante e tão fácil de ser usada quanto o Gmail. A ferramenta também possui sincronia com todos os demais aplicativos do Google Workspace, como Gmail, Google Drive e Hangouts.

O Google Agenda possui uma interface muito simples e de fácil navegação. Você pode visualizar os seus compromissos por Dia, Semana, Mês ou Compromissos (você visualizará todos em forma de lista). A ferramenta ainda permite que você faça a criação de mais de uma agenda diferente. Essa opção serve para quem utiliza a ferramenta para a vida profissional e pessoal ou também para quem possui outros projetos diferentes.

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Fontes: Asana, PCMag, Lifehack.